Hilfe & Kontakt

Unter „Einheiten & Mieter“ oder in einer Hausakte findest du „Einheiten importieren“. Wähle ein Haus und eine CSV-Datei in UTF-8. Die Vorlage zeigt die unterstützten Spalten. Ordne mindestens Einheitennummer, Bezeichnung und Belegung zu; prüfe Zahlen- und Datumsformat. Der Import unterstützt bis zu 100 neue Einheiten je Datei. Kontrolliere die Vorschau und ergänze fehlerhafte Daten in der Quelldatei oder lasse einzelne Zeilen ausdrücklich aus. Nach jeder Änderung prüfst du die Vorschau erneut. Erst deine Bestätigung übernimmt alle ausgewählten Zeilen gemeinsam.

Passende vorhandene Einheiten und doppelte Nummern innerhalb desselben Gebäudeteils werden vor der Übernahme gemeldet. Bestehende Datensätze werden nicht überschrieben. Bei einem Verbindungsabbruch kannst du denselben Import erneut prüfen; bereits erfolgreich übernommene Auswahlen werden erkannt. Der Importverlauf hält Dateiname, Prüfsumme, Spaltenzuordnung und Zeilen fest. Bewahre die Originaldatei separat auf. Mietparteien und Vertragsangaben landen zunächst in der Einheit; eigenständige Vertragsakten übernimmst du anschließend geprüft im Bereich „Vertragsakten“. Zahlungen werden nicht erzeugt.

Öffne „Finanzen“ → „Kautionsbuch“ und erfasse die geprüfte Vereinbarung für einen Mietvertrag. Geldkautionen und Bürgschaften bleiben getrennt. Bereits verknüpfte Kautionszahlungen erscheinen automatisch; ältere Zahlungen ohne Vertrag ordnest du nach Prüfung zu. Ein Altvermerk „Kaution erhalten“ erzeugt keine Buchung. Tatsächliche Einzahlungen und Rückzahlungen, gutgeschriebene Zinsen sowie geprüfte Verrechnungen erfasst du einzeln. Ein negativer Bestand zeigt eine zu prüfende Abweichung. Der Bestand ist keine Freigabe zur Auszahlung oder zum Einbehalt.

Unter „Alle erfassten Kautionsvereinbarungen“ kannst du die bisherige Vereinbarung begründet stornieren und anschließend mit „Vereinbarung erneut erfassen“ als korrigierten Entwurf übernehmen. Bestätige den neuen Stand. Zahlungs- und Ereignisbucheinträge bleiben am selben Vertrag erhalten. Fehlerhafte Einzelbuchungen stornierst du separat in der Kautionsakte. Raten und der nächste eigene Prüftermin werden dokumentiert; es entstehen keine automatischen Zahlungen oder Mahnungen.

Öffne „Finanzen“ → „Rechnungseingang“. Wähle das Haus, lade den Originalbeleg hoch und erfasse Lieferant, Rechnungsnummer, Empfänger, Daten und Beträge. Speichere einen Entwurf oder bestätige nach Prüfung den Abschluss. Eine Zahlung wird dabei nicht ausgelöst. Bereits ausgeführte Teilzahlungen und Erstattungen erfasst du anschließend einzeln. Derselbe Lieferant mit derselben Rechnungsnummer löst eine Doppelprüfung aus. Fehlerhafte Buchungen werden mit Grund storniert und bleiben im Verlauf.

Öffne im Abrechnungsentwurf die Kosten und „Geprüfte Rechnung übernehmen“. Wähle die passende Kostenart und Rechnung dieses Hauses. Prüfe anschließend Leistungszeitraum, Umlagefähigkeit, Eigentümeranteil und Verteilung. Die Übernahme bucht keine Zahlung. Derselbe verknüpfte Rechnungsbetrag darf innerhalb einer Abrechnung insgesamt nicht überschritten werden. Die Aufteilung auf mehrere Abrechnungsjahre und die Vermeidung von Doppelansätzen zwischen verschiedenen Abrechnungen musst du selbst prüfen.

Die Hausakte zeigt freie und vermietete Einheiten nach Nutzungsart. Unter „Gebäudeteile & Etagen“ filterst du auf eine bestimmte Lage; alternativ nutzt du Tabelle oder Einheitenkarten. Fehlende Angaben öffnest du über die Datenqualitätshinweise. Mit Finanzrechten siehst du das Mietkonto des Hauses und öffnest die dazugehörigen Buchungen. Im Reiter „Vorgänge“ kannst du die Aufgaben dieses Hauses lesen und mit passenden Rechten anlegen oder bearbeiten.

Eine neue Abrechnung schlägt vorhandene Vertragsakten mit den Mietzeiten im gewählten Jahr vor. Verträge ohne bekannten Mietbeginn werden zur Ergänzung markiert. Bei ehemaligen Mietparteien muss eine erreichbare Zustellanschrift vorliegen. Prüfe fehlende Altverträge und zwischenzeitliche Änderungen an Kostenvereinbarungen. „Vorauszahlungen aus dem Zahlungsbuch prüfen“ ordnet verknüpfte Zahlungen über die Vertragskennung zu. Ein Teilmonat wird nur übernommen, wenn die gesamte Vertragszeit dieses Monats enthalten ist. Unklare Altdaten und kürzere Teilzeiträume bleiben zur manuellen Prüfung offen.

Öffne „Finanzen“ und den Reiter „Mietkonto“. Wähle einen Monat und erfasse die geprüfte Forderung für den passenden Mietvertrag. Vertrag, Leistungszeitraum, Betrag und Fälligkeit müssen bestätigt werden. Die aktuelle Vertragsmiete dient nur als Vorschlag; insbesondere frühere Mietänderungen, Teilmonate und Minderungen selbst prüfen. Der Saldo enthält die erfassten Forderungen und zugeordneten Mietzahlungen dieses Monats. Andere Monate und Kautionen werden nicht automatisch verrechnet.

Unter „Zahlungseingänge“ kannst du beim Erfassen eine Vertragsakte auswählen. Vorhandene Zahlungen ohne Vertrag ordnest du mit „Vertrag zuordnen“ nach Prüfung zu. Achte besonders bei früheren Mietern auf Vertragspartei und Buchungsmonat. Die ursprüngliche Zahlungsbeschreibung und der Betrag bleiben erhalten. Kautionen zählen nicht zum Mietsaldo. Eine falsche Zuordnung korrigierst du durch begründetes Stornieren und erneutes Erfassen.

Storniere die bisherige Forderung mit einem konkreten Grund und erfasse anschließend den korrigierten Betrag für denselben Vertrag und Monat. Der alte Eintrag bleibt sichtbar. Tatsächliche Zahlungen bleiben erhalten. Es kann nur eine aktive Monatsforderung je Vertrag geben. HausPilot erstellt daraus keine automatische Mahnung; ein angezeigter offener Betrag ist keine rechtliche Prüfung des Zahlungsverzugs.

Unter „Kontakte“ findest du die gemeinsame Kartei deiner Verwaltung. Beim Erfassen einer Mietpartei kannst du „Vorhandenen Kontakt auswählen“. Die Vertragsakte hält die dabei bestätigten Angaben fest. Änderungen an der Kontaktkartei verändern ältere Verträge nicht rückwirkend. Für die gemeinsame Kartei benötigst du Zugriff auf alle Häuser.

Öffne „Vertragsakten“. Bestehende Mietverhältnisse ohne eigenständige Vertragsakte werden zur Prüfung angeboten. Nach deiner Bestätigung werden Kontakte und Vertrag zusammen gespeichert. Fehlende historische Angaben werden nicht erfunden. Frühere Vertragsereignisse bleiben im Mieterarchiv und im Verlauf zugänglich.

Öffne „Häuser“ und wähle „Haus öffnen“. In der Hausakte kannst du eine Wohnung oder Gewerbeeinheit anlegen. Das Haus ist bereits ausgewählt. Erfasse Einheitennummer, Gebäudeteil, Geschoss und Seite. Mit „Speichern“ wird die Einheit diesem Haus zugeordnet. Die im Haus hinterlegte Gesamtzahl erzeugt noch keine einzelnen Einheiten.

Öffne die Einheit in der Hausakte oder unter „Einheiten & Mieter“. Für eine freie Einheit wählst du „Neues Mietverhältnis“, erfasst die Mietparteien und ergänzt Vertrag und Mietbestandteile. Mehrere Vertragspartner werden einzeln erfasst. Speichere den geprüften Stand; die Einheit erscheint anschließend als vermietet.

Öffne die vermietete Einheit und wähle „Mieterwechsel starten“. Prüfe den bisherigen Vertrag, erfasse den letzten Miettag sowie den neuen Vertrag und bestätige die Zusammenfassung. Der bisherige Vertrag bleibt im Archiv. Optional entstehen Folgeaufgaben für Kaution, Übergabe und Unterlagen. Mit „Mietverhältnis beenden“ kannst du auch nur den Auszug speichern. Ein zukünftiges Vertragsende trägst du im Mietvertrag ein; es ändert den Status nicht automatisch. Eine Kündigung wird durch diese Schritte nicht versendet.

Die Gesamtzahl im Haus ist eine Planungsangabe. Vermietete und freie Einheiten werden aus den einzeln angelegten Datensätzen gezählt und nach Nutzungsart aufgeteilt. Ergänze fehlende Wohnungen oder Gewerbeeinheiten in der Hausakte. Prüfe bei vorhandenen Einheiten das ausgewählte Haus und den Belegungsstatus.

Unter „Einheit bearbeiten“ → „Einheit & Lage“ lässt sich das Haus ändern, wenn du Zugriff auf beide Häuser hast. Bestehen bereits verknüpfte Vertragsakten, Dokumente, Zahlungen, Abrechnungen, Zähler oder Übergaben, verhindert HausPilot die direkte Änderung, damit diese Verknüpfungen nicht auseinanderlaufen. Wende dich dann mit der Einheitennummer an den Support.

Unterstützte Formulare legen verschlüsselte Entwurfskopien auf diesem Gerät an und versuchen, sie mit dem Server abzugleichen. Achte auf die Speicheranzeige: Ein Entwurf ist noch kein übernommener Datensatz. „Gespeichert“ nach dem Speichern bestätigt die Übernahme durch den Server. Zur Wiederherstellung kann eine erneute Anmeldung mit Internet erforderlich sein. Dateien sind erst nach abgeschlossenem Upload gesichert.

Öffne nach der erneuten Anmeldung dasselbe Formular. Eine verfügbare Entwurfskopie wird zur Wiederherstellung angeboten und nicht ungefragt übernommen. Unter „Datensicherung“ findest du Sicherungen deiner Verwaltung. Prüfe vor einer vollständigen Wiederherstellung die Hinweise und den Sicherungszeitpunkt; eine Wiederherstellung erstellt eine separate neue Verwaltung.

Aktive Sicherungspläne zielen auf einen Abstand von 15 Minuten. Ausfälle, Warteschlangen und große Datenbestände können den tatsächlichen Zeitpunkt verschieben. Entscheidend ist „Letzte erfolgreiche Sicherung“ unter Datensicherung. Alle erfolgreichen Stände der letzten 24 Stunden bleiben erhalten; danach gilt die eingestellte Tagesaufbewahrung. Manuelle Sicherungen bleiben bis zu ihrer Entfernung bestehen.

Öffne das Kontomenü oben rechts und wähle „Profil & Einstellungen“. Unter „Profil & Zugang“ kannst du deinen Anzeigenamen ändern. Ein Passwortwechsel verlangt das aktuelle Passwort und beendet anschließend deine HausPilot-Sitzungen. Eine E-Mail-Änderung wird über die Bestätigungslinks des Anmeldedienstes abgeschlossen. Die Daten und Rechte bleiben beim bestehenden Konto.

Neue QR-Codes verwenden „HausPilot“ und eine neutrale Kontokennung. Bereits gespeicherte Einträge werden dadurch nicht umbenannt. Den Anzeigenamen und gegebenenfalls das Logo kannst du in deiner Authenticator-App bearbeiten; HausPilot steuert das Erscheinungsbild dieser fremden App nicht. Entferne einen funktionierenden Zugang erst, wenn ein Ersatzgerät bestätigt ist oder dein Einrichtungsschlüssel sicher vorliegt.

Nach fünf Minuten ohne Rückmeldung eines offenen HausPilot-Tabs wird die Sitzung gesperrt. Ein weiterer offener Tab kann sie aktiv halten. Ohne Internet verdeckt HausPilot die Arbeitsoberfläche. Zum sofortigen Abmelden öffnest du das Kontomenü oben rechts. Andere Sitzungen kannst du unter „Profil & Zugang“ beenden.

Wähle Anlass, Haus und Empfänger. Beschreibe konkret, was passiert ist, und welche Handlung du erwartest. Ergänze nur bestätigte Termine und Beträge. Der Vorlagenmodus ordnet deine Angaben; die optionale KI kann Stichpunkte ausformulieren. Prüfe anschließend Empfänger, Inhalt und Prüfhinweise. Schreiben werden als Entwurf gespeichert und nicht automatisch verschickt.

Im Schreibstudio werden nach deiner Bestätigung die angezeigten Briefangaben und bei einer Überarbeitung der vorhandene Entwurf an OpenAI übertragen. Im Hilfe-Assistenten sind es deine Frage und der angezeigte Gesprächsverlauf. Hausakten und Anhänge werden nicht automatisch beigefügt. KI muss durch die Verwaltung freigegeben sein. Prüfe Antworten und vermeide unnötige persönliche Daten.

Angemeldet kannst du eine Supportanfrage anlegen und unter „Unterhaltung öffnen“ den Verlauf lesen. Rückfragen werden angehängt; geschlossene Anfragen kannst du wieder öffnen. Suche und Statusfilter helfen beim Wiederfinden. „Gespräch für Supportanfrage übernehmen“ kopiert den angezeigten KI-Dialog als bearbeitbaren Entwurf. Erst mit „Supportanfrage speichern“ übermittelst du ihn an den Support. Ohne Anmeldung steht das Kontaktformular auf der Hilfeseite bereit; hinterlasse dort eine erreichbare E-Mail-Adresse. Alternativ schreibe an support@hauspilot-verwaltung.de. Es gibt keine garantierte Antwortzeit. Bei einem akuten Schaden oder Notfall wende dich direkt an die zuständige Hausverwaltung beziehungsweise den örtlichen Notdienst.

Wähle im Kontaktformular „Datenschutz“ oder „Sicherheit“ und beschreibe das Problem ohne Passwörter, API-Schlüssel oder unnötige Mieterdaten. Bei Geräteverlust kannst du andere Sitzungen unter „Profil & Zugang“ beenden. Datenschutzanfragen sind auch ohne Konto über die Kontaktadresse möglich. Kontosperre, Abmeldung und Archivierung löschen gespeicherte Daten nicht automatisch.